Beratung DMS und ECM

Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) beendet Dateichaos, beseitigt Kosten, sichert gegen Rechtsansprüche und beschleunigt das gesamte Unternehmen. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung. Schnell und kompetent.

Marktsituation

Je nach Statistik setzen bis zu 70% der Unternehmen im kleinen bis mittelständischen Segment keine DMS oder ECM Lösung ein.

Vorrang haben Lösungen für Kundenverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen und vielem mehr. Dabei findet meistens das Management von Dateien, Informationen und Papier noch wie vor 20 Jahren statt.

Eine Dokumenten- oder Enterprise Content Management Lösung sollte in der modernen Zeit die wesentliche Informationsdrehscheibe aller Unternehmen sein - alle Gründe sprechen dafür. Warum also wird eine DMS/ECM Lösung oft nicht eingesetzt? Einige häufige Aspekte sind:

• Fehlende Dringlichkeit ("Es ging ja schon immer so")
• Fehlende Erkenntnis der Mehrwerte und damit auch fehlende Bereitschaft für eine finanzielle Investition 
• Fehlende Markttransparenz der Produkte
• Fehlende Zeit, sich mit dem Thema, der Auswahl und der Einführung zu beschäftigen

Was Sie eigentlich machen sollten

Es gibt eine hohe Diskrepanz zwischen der Empfehlung von Beratungsunternehmen und der Vorstellung der Interessenten.

Die Interessenten versuchen in der Regel durch eine Suche im Internet "nebenbei" eine Softwarelösung zu finden, die schnell zu installieren ist und schon sollte das "Problem" beseitigt sein. Oft wird diese Tätigkeit von Personen vorgenommen, die Ihr Unternehmen gar nicht kennen, z.B. Praktikanten oder andere Teilzeitkräfte. Anfängliches Interesse wird durch die Menge der dann eintreffenden Informationen, Umfänge und Kosten zerstört. Äpfel werden mit Birnen verglichen. Eine "Lösung" des Problems bedarf beispielsweise vieler, auch organisatorischer, Voraussetzungen. In den seltensten Fällen ist es mit der Installation einer simplen Software getan. Wenn Sie unkontrolliert losrennen, verbrennen Sie unnötig wertvolle Arbeitszeit und Kapital.

Die Beratungsunternehmen haben die Erfahrung, wie Sie kontrolliert und effektiv aus Dutzenden Produkten verschiedener Sparten eine Lösung erfolgreich umsetzen. Jede Lösung hat andere Ansätze, Stärken und Schwächen. Beratungsunternehmen werden mit Ihnen zusammen grundsätzlich ein "Projekt" aufsetzen, welches in viele Meilensteine unterteilt ist. Am Ende wird die richtige Lösung für Sie eingeführt sein. Diese kluge Wahl eines Beratungsunternehmens verhindert oft die Angst vor Aufwänden, Kosten und Zeit - obwohl dieser Ansatz der Richtige ist.

Was wir Ihnen bieten können

Auch wir empfehlen Ihnen einen klassischen Projektansatz (Paket 3, siehe Beratungspakete).

Wir bieten Ihnen aber ergänzend auch kompakte und kostengünstige Möglichkeiten an, dass Sie schnell eine Auswahl einer Lösung erreichen können, ohne große Projekte zu starten, beispielsweise:

• Einen Kompakt-Workshop-Tag für eine Situationsanalyse und Vorschläge für eine Vorgehensweise, wenn Sie eine konkrete Einführung planen oder bereits ein Vorhaben gestartet haben
   
• Einen fertigen Anforderungskatalog für fast viele Themen des Dokumenten- und Enterprise Content Management, den Sie für sich individuell anpassen können (Paket 1)
   
• Einen begleitenden Workshop, um genau für Ihr Unternehmen einen möglichst genauen Anforderungskatalog zum Zusenden an Anbieter zu erhalten (Paket 2)

Worauf Sie in jedem Fall achten sollten

Wir würden uns freuen, wenn Sie sich für Leistungen von uns interessieren. Nehmen Sie gerne direkt Kontakt zu uns auf. Für welchen Weg Sie sich auch immer entscheiden - achten sie auf einige Punkte bei der Suche nach einer Lösung:

• Anbieter möchten Ihnen ihre Lösung verkaufen. Daher wird der Vertrieb sehr oft Funktionen ohne genaue Hintergründe mit "Ja" bestätigen
   
• Je ungenauer und grober Sie gewünschte Funktionen beschreiben, desto umfassender und qualitativ schlechter wird die Anbieterauswahl. Beschreiben Sie die gewünschten Funktionen möglichst genau. Daher auch stets die Notwendigkeit eines Anforderungskatalogs 
   
• Sehr viele Kosten sind nicht Bestandteil einer Softwarelizenz. Wenn Sie Produkte preislich vergleichen wollen, dann nicht nur die Lizenz, sondern die Gesamtkosten auf z.B. 5 Jahre inklusive Dienstleistungen
   
• Für einen realistischen Anbietervergleich sollten die gleichen Anforderungen verglichen werden. Auch dafür das Anforderungsheft.

Es gibt noch erheblich mehr Stolperfallen bei der Auswahl eines Systems.

Wir können Ihnen sehr effektiv und schnell dabei helfen, ohne dass Sie Ressourcen Ihres Unternehmens dafür mühsam anlernen oder ausbilden  müssen. Sparen Sie Zeit, Geld sowie schlechte Erfahrungen und nutzen Sie unsere Unterstützung.

 

 

Letztes Änderungsdatum: 01.07.2010